LES DONNÉES CLIENTS REQUISES POUR LA DÉCLARATION DES TAXES SUR LES CARBURANTS

La réception de l’information sur les clients :

  1. Le client assume la responsabilité de fournir toutes les informations nécessaires au classement approprié des taxes sur les carburants et sur le millage à C.U.T.C. INC. dans les meilleurs délais. En l’absence de toutes ces informations pertinentes, C.U.T.C. INC. ne pourra pas déclarer les taxes sur les carburants et sur le millage avec exactitude, ce qui pourrait entraîner des cotisations de vérification inutiles.
  2. Tous les comptes rendus de voyage doivent être présentés à C.U.T.C. INC. le 10e jour de chaque mois ou avant cette date. Seuls les clients qui ont 5 unités ou moins à déclarer peuvent soumettre des comptes rendus trimestriels.
  3. Tous les comptes rendus de voyage, accompagnés de tous les reçus de carburants, doivent être classés par numéro d’unité et par ordre chronologique avant d’être présentés à C.U.T.C. INC. Si un conducteur change de camion pendant la période d’un mois, un nouveau compte rendu de voyage doit être rempli pour l’unité qu’il/elle conduit. Autrement dit, les informations ne doivent pas être réunies en un seul compte rendu de voyage.

Rapports de distance :

Les rapports des distances parcourues par voyage doivent contenir les informations suivantes :

  1. La date du voyage (début et fin)
  2. Le point de départ et la destination
  3. Le numéro de l’unité et le nom du conducteur
  4. Les relevés de l’odomètre aux points de départ et d’arrivée
  5. Le nombre total de miles/kilomètres parcourus pendant le voyage
  6. La distance parcourue soit en miles ou en kilomètres
  7. Les miles/kilomètres par juridiction
  8. Les autoroutes parcourues (l’itinéraire du voyage)
  9. Les cas de franchissement des frontières interétatiques/interprovinciales (les relevés de l’odomètre). Veuillez éviter de présenter des sommes totales et/ou de passer d’un compteur kilométrique d’essieu à un odomètre. En effet, les sommes totales ne doivent être utilisées qu’en cas de dysfonctionnement de l’odomètre.

Reçus/achats de carburants :

Carburants : vous devez tenir des registres exhaustifs de tous les carburants achetés, reçus et utilisés dans le cadre des affaires que vous effectuez. Les reçus de carburants doivent être joints au compte rendu de voyage spécifique à un camion.

 

Crédit des taxes payées sur les achats au détail (carburant routier)

Les achats en détail doivent être accompagnés d’un reçu ou d’une facture, d’un reçu de carte de crédit ou d’un reçu généré par un fournisseur. Les reçus indiquant des traces de modification ou d’effacement ne seront pas acceptés pour un crédit des taxes payées, sauf si la personne qui présente le reçu est capable de prouver sa validité. Les reçus/registres de carburants doivent contenir les informations suivantes pour s’assurer des taxes payées et obtenir les crédits adéquats :

  1. La date de l’achat
  2. Le nom et l’adresse du vendeur
  3. Le nombre de gallons/litres achetés
  4. Le type de carburant
  5. Le prix par gallon/litre ou le montant total de la vente
  6. Le numéro d’unité ou le numéro de plaque d’immatriculation du véhicule
    • Les reçus de carburants acceptables incluent : les factures ou les reçus de cartes de crédits, les reçus automatisés de fournisseurs ou les sommaires de transactions
    • Si les comptes rendus de voyage sont présentés sans reçus, le client sera avisé de fournir les reçus pour les besoins d’audit

Achat et problèmes de carburants en vrac

Pour obtenir des crédits de taxes payées sur les retraits effectués à partir d’unités autorisées de stockage en vrac, les informations suivantes doivent être conservées :

  1. La date du retrait
  2. Le nombre de gallons/litres
  3. Le type de carburant
  4. Le numéro de l’unité – vous devez nous faire parvenir une copie de ce relevé, avec les renseignements du compte rendu de voyage (sur une base mensuelle)
  5. Les registres des achats et des stocks pour prouver le paiement de la taxe sur tous les achats en vrac
    • Les crédits sur les retraits de carburants en vrac doivent être justifiés par des mesures de compteur ou des preuves de retrait
    • C.U.T.C. INC. exige de même la facture d’achat lorsque le client fait le plein

Verrou de sécurité / carte d’accès

Vous devez présenter les reçus générés par l’ordinateur et les sommaires des fournisseurs à C.U.T.C. INC.

 

Reçus de péages

Les reçus des voies rapides de New York (NY) et de Massachusetts (MA) doivent être joints aux comptes rendus de voyage correspondants. Si le client possède un compte de voie rapide, ceci nous doit être envoyé par télécopieur aussi tôt que possible, avant la fin du mois. C.U.T.C. INC. ne pourra pas créditer les sommes dues pour les distances parcourues en péage en l’absence d’une copie des documents mentionnés ci-dessus.

 

Changements de parcs automobiles

C.U.T.C. INC. doit constamment être au courant de tous les changements de parcs automobiles, tels que les suppressions, les additions ou la location d’unités.

*Certaines informations mentionnées dans cet aperçu ont été recueillies du Manuel des procédures de l’Entente internationale concernant la taxe sur les carburants.