Client data requirements for fuel tax reporting

Receipt of client information;

  1. The client is responsible for submitting all information required for proper filing of fuel and mileage taxes to C.U.T.C. INC. (C.U.T.C. INC.) in a timely manner. Without all pertinent information C.U.T.C. INC. cannot report fuel and mileage taxes accurately which may result in unnecessary audit assessments.
  2. All trip reports must be in our hands before or on the 10th of each month. A client can only be on a quarterly submission basis if they have 5 or fewer units to be reported.
  3. All trip reports should be organized by unit number and in date order, with all fuel receipts attached to the trip reports, before being submitted to us. If a driver changes trucks within the month, a new trip report must be filled out for the new unit he/she is driving. Information should not be combined on one trip report.

Distance reports;

Distance trip reports must contain the following information; (see sample)

  1. Date of trip (starting and ending)
  2. Trip origin and destination
  3. Unit no. and driver name
  4. Starting and ending odometer reading
  5. Total trip miles/kilometres
  6. Distance recorded in either Miles of Kms
  7. Miles/Kms by jurisdiction
  8. Hwys used (route of travel)
  9. State/provincial border crossings (odometer readings). Avoid totals and/or changing from hub/to odometer – Totals should only be used when a malfunction occurs with the odometer

Fuel receipts/purchases;
Fuel – you must maintain complete records of all fuel purchased, received, and used in the conduct of your business. Fuel receipts should be attached to the corresponding trip report for that truck.


Tax paid retail purchases (on –road fuel)
Retail purchases must be supported by a receipt or invoice, credit card receipt or vendor generated invoice. Receipts that have been altered or indicate erasures are not acceptable for tax-paid credits unless the carrier can demonstrate the receipt is valid. Fuel receipts/records must contain the following to verify tax-paid and to obtain the appropriate credits;

  1. Date of purchase
  2. Sellers name and address
  3. Number of gallons/litres purchased
  4. Type of fuel
  5. Price per gallon/litre or total amount of sale
  6. Unit number or vehicle plate number
    • Acceptable fuel receipts include; invoice or credit card receipt, automated supplier receipt or transaction summary
    • If trip reports are handed in with no receipts attached, but are written on the trip report, the client will be notified that the receipts will have to be produced in an audit situation

Bulk fuel issues and purchases

To obtain credit for withdrawals from licensee-owned, tax paid bulk storage, the following records must be maintained;

  1. Date of withdrawal
  2. Number of gallons or litres
  3. Fuel type
  4. Unit number – copy of this statement should be sent to us along with the trip report information (on a monthly basis)
  5. Purchase and inventory records to substantiate that tax was paid on all bulk purchases
    • Credit for withdrawals of bulk fuel must be substantiated by a metered record or proof of withdrawal
    • C.U.T.C. INC. also requires the Purchase invoice for the tank fill-ups

Keylock/card lock

Computer generated receipts and the supplier summaries must be provided to us

Toll receipts

New York (NY) and Massachusetts (MA) thruway receipts must be attached to the corresponding trip reports. If the client has a thruway account, this must be faxed to us as soon as possible before the month-end. Without a copy of the above documentation, C.U.T.C. INC. cannot give credit for toll miles.


Fleet changes

C.U.T.C. INC. needs to be informed of any fleet changes such as deletions/additions/rentals of units on an on-going basis.

*Information for this summary was obtained from the IFTA Procedures Manual.

LES DONNÉES CLIENTS REQUISES POUR LA DÉCLARATION DES TAXES SUR LES CARBURANTS

La réception de l’information sur les clients :

  1. Le client assume la responsabilité de fournir toutes les informations nécessaires au classement approprié des taxes sur les carburants et sur le millage à C.U.T.C. INC. dans les meilleurs délais. En l’absence de toutes ces informations pertinentes, C.U.T.C. INC. ne pourra pas déclarer les taxes sur les carburants et sur le millage avec exactitude, ce qui pourrait entraîner des cotisations de vérification inutiles.
  2. Tous les comptes rendus de voyage doivent être présentés à C.U.T.C. INC. le 10e jour de chaque mois ou avant cette date. Seuls les clients qui ont 5 unités ou moins à déclarer peuvent soumettre des comptes rendus trimestriels.
  3. Tous les comptes rendus de voyage, accompagnés de tous les reçus de carburants, doivent être classés par numéro d’unité et par ordre chronologique avant d’être présentés à C.U.T.C. INC. Si un conducteur change de camion pendant la période d’un mois, un nouveau compte rendu de voyage doit être rempli pour l’unité qu’il/elle conduit. Autrement dit, les informations ne doivent pas être réunies en un seul compte rendu de voyage.

Rapports de distance :

Les rapports des distances parcourues par voyage doivent contenir les informations suivantes :

  1. La date du voyage (début et fin)
  2. Le point de départ et la destination
  3. Le numéro de l’unité et le nom du conducteur
  4. Les relevés de l’odomètre aux points de départ et d’arrivée
  5. Le nombre total de miles/kilomètres parcourus pendant le voyage
  6. La distance parcourue soit en miles ou en kilomètres
  7. Les miles/kilomètres par juridiction
  8. Les autoroutes parcourues (l’itinéraire du voyage)
  9. Les cas de franchissement des frontières interétatiques/interprovinciales (les relevés de l’odomètre). Veuillez éviter de présenter des sommes totales et/ou de passer d’un compteur kilométrique d’essieu à un odomètre. En effet, les sommes totales ne doivent être utilisées qu’en cas de dysfonctionnement de l’odomètre.

Reçus/achats de carburants :

Carburants : vous devez tenir des registres exhaustifs de tous les carburants achetés, reçus et utilisés dans le cadre des affaires que vous effectuez. Les reçus de carburants doivent être joints au compte rendu de voyage spécifique à un camion.

Crédit des taxes payées sur les achats au détail (carburant routier)

Les achats en détail doivent être accompagnés d’un reçu ou d’une facture, d’un reçu de carte de crédit ou d’un reçu généré par un fournisseur. Les reçus indiquant des traces de modification ou d’effacement ne seront pas acceptés pour un crédit des taxes payées, sauf si la personne qui présente le reçu est capable de prouver sa validité. Les reçus/registres de carburants doivent contenir les informations suivantes pour s’assurer des taxes payées et obtenir les crédits adéquats :

  1. La date de l’achat
  2. Le nom et l’adresse du vendeur
  3. Le nombre de gallons/litres achetés
  4. Le type de carburant
  5. Le prix par gallon/litre ou le montant total de la vente
  6. Le numéro d’unité ou le numéro de plaque d’immatriculation du véhicule
    • Les reçus de carburants acceptables incluent : les factures ou les reçus de cartes de crédits, les reçus automatisés de fournisseurs ou les sommaires de transactions
    • Si les comptes rendus de voyage sont présentés sans reçus, le client sera avisé de fournir les reçus pour les besoins d’audit

Achat et problèmes de carburants en vrac

Pour obtenir des crédits de taxes payées sur les retraits effectués à partir d’unités autorisées de stockage en vrac, les informations suivantes doivent être conservées :

  1. La date du retrait
  2. Le nombre de gallons/litres
  3. Le type de carburant
  4. Le numéro de l’unité – vous devez nous faire parvenir une copie de ce relevé, avec les renseignements du compte rendu de voyage (sur une base mensuelle)
  5. Les registres des achats et des stocks pour prouver le paiement de la taxe sur tous les achats en vrac
    • Les crédits sur les retraits de carburants en vrac doivent être justifiés par des mesures de compteur ou des preuves de retrait
    • C.U.T.C. INC. exige de même la facture d’achat lorsque le client fait le plein

Verrou de sécurité / carte d’accès

Vous devez présenter les reçus générés par l’ordinateur et les sommaires des fournisseurs à C.U.T.C. INC.

Reçus de péages

Les reçus des voies rapides de New York (NY) et de Massachusetts (MA) doivent être joints aux comptes rendus de voyage correspondants. Si le client possède un compte de voie rapide, ceci nous doit être envoyé par télécopieur aussi tôt que possible, avant la fin du mois. C.U.T.C. INC. ne pourra pas créditer les sommes dues pour les distances parcourues en péage en l’absence d’une copie des documents mentionnés ci-dessus.

Changements de parcs automobiles

C.U.T.C. INC. doit constamment être au courant de tous les changements de parcs automobiles, tels que les suppressions, les additions ou la location d’unités.

*Certaines informations mentionnées dans cet aperçu ont été recueillies du Manuel des procédures de l’Entente internationale concernant la taxe sur les carburants.